Conta da clínica e conta do médico: como separar

Sinais de que as contas estão misturadas

O médico sócio retira dinheiro quando precisa, sem valor nem data combinados
Escola, viagem ou carro particular aparecem no extrato da clínica
Material, aluguel ou sistema da clínica são pagos no cartão pessoal "para adiantar"
O lucro do mês só aparece quando o contador fecha o balanço, meses depois
Os sócios não conseguem dizer quanto podem retirar sem apertar o caixa

O que muda com a regra de 2026

A Lei 15.270/2025 passou a reter na fonte 10% de imposto de renda quando uma mesma empresa paga a uma pessoa física mais de R$ 50 mil em lucros num mesmo mês, a partir de janeiro de 2026. Também criou um imposto mínimo anual para quem tem renda total acima de R$ 600 mil por ano. Lucros apurados até 2025 e aprovados pelos sócios até 31 de dezembro de 2025 seguem regras de transição.

Na prática, a distribuição de lucros da clínica deixou de ser um saque livre: o valor por sócio, o mês em que ele é pago e o documento que aprova a distribuição passaram a importar. Isso só é possível com as contas separadas e o resultado fechado todo mês. Os detalhes do caso de cada clínica, como a forma de tributação e a renda total dos sócios, devem ser conferidos com o contador.

Passo a passo da separação

Conta e cartão exclusivos da clínica
Toda entrada da clínica (consultas, procedimentos, cartão, Pix e convênios) cai na conta do CNPJ, e toda despesa da clínica sai dela. O cartão no CNPJ fica só para despesas da clínica.
Pró-labore fixo
Cada médico sócio que trabalha na clínica recebe um pró-labore mensal definido com o contador, sempre na mesma data. Ele é a remuneração pelo trabalho, entra na folha e tem encargos.
Calendário de distribuição de lucros
O lucro só é distribuído depois do fechamento do mês, com base no resultado apurado e no caixa disponível. Com a regra de 2026, vale combinar com o contador um calendário de distribuição por sócio, com aprovação registrada.
Política de reembolso
Despesa da clínica paga pelo médico volta por reembolso, com comprovante, uma vez por mês. Despesa pessoal paga pela clínica vira retirada do sócio e é descontada da próxima distribuição.
Conciliação semanal
Uma vez por semana, o extrato do banco e o relatório da maquininha são conferidos com o que foi atendido e lançado. Quinze minutos por semana evitam um mês inteiro de investigação.
Fechamento mensal com resultado
No início de cada mês, o financeiro fecha o mês anterior: receita, despesas, resultado e saldo de caixa. Esse fechamento autoriza, ou segura, a próxima distribuição.

Exemplo: clínica com dois sócios e faturamento de R$ 180 mil por mês

Antes: os dois médicos retiravam juntos cerca de R$ 60 mil por mês, em datas variadas, e a conta da clínica pagava o financiamento do carro de um deles. O resultado aparente era de R$ 70 mil, mas ninguém confiava no número.

Depois da separação: cada sócio passou a receber R$ 10 mil de pró-labore no dia 5. As despesas pessoais saíram da conta da clínica, e o fechamento mostrou um resultado real de R$ 62 mil por mês, já descontados os pró-labores.

Com reserva de dois meses de despesas fixas formada, os sócios definiram com o contador um calendário mensal de distribuição, com valor por sócio e aprovação registrada. A retirada total ficou parecida com a anterior, agora com data, regra e lastro no resultado.

Erros comuns

Abrir a conta da clínica e continuar pagando despesas pessoais por ela "só desta vez"
Definir um pró-labore alto para cobrir gastos pessoais, o que aumenta encargos sem necessidade
Distribuir lucro pelo saldo do banco no dia, sem fechamento do mês
Concentrar a distribuição de vários meses num pagamento só, sem olhar a regra de 2026 com o contador
Deixar reembolsos acumularem por meses, sem comprovante